Polityka prywatności

Zakres dokumentu

Polityka obejmuje sprzedaż stacjonarną i internetową, zamówienia przyjmowane bez konta, zamówienia zapisywane na papierze, własny transport, wysyłkę kurierską i wysyłkę bezpośrednią od dostawcy, płatności, fakturowanie oraz kontakt z klientami.

Dokument przygotowany na podstawie informacji o faktycznym sposobie działania Home & Garden Outlet. Przy zmianie narzędzi, płatności, dostawców, analityki lub uruchomieniu marketingu elektronicznego politykę należy zaktualizować.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest EMAALL GARDEN OUTLET sp. z o.o. z siedzibą w Małkowicach, ul. Pogodna 4, 55-080 Małkowice, NIP 8961601667, KRS 0000887089, REGON 388341909 (dalej: „Administrator” lub „Home & Garden Outlet”).

• Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: biuro@mgoutlet.pl
• Serwis internetowy: mgoutlet.pl
• Punkt sprzedaży / showroom: ul. Przelotowa 16, 55-080 Kębłowice.

2. Kogo dotyczy Polityka

Polityka dotyczy w szczególności osób, które:

• odwiedzają mgoutlet.pl i sklep internetowy;
• składają zamówienie internetowo, telefonicznie, przez komunikator lub stacjonarnie;
• kupują towary w punkcie sprzedaży albo zamawiają transport;
• są odbiorcami dostawy wskazanymi przez kupującego;
• proszą o fakturę lub przekazują dane firmy do dokumentu sprzedaży;
• składają reklamację, odstępują od umowy lub kontaktują się w innej sprawie.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

Zakres danych zależy od sposobu kontaktu i rodzaju transakcji. Możemy przetwarzać m.in.:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail i numer telefonu;
• adres dostawy: ulica, numer, kod pocztowy i miejscowość;
• dane firmy i NIP - jeżeli klient żąda faktury lub podanie tych danych jest wymagane przepisami;
• informacje o zamówieniu, wybranym towarze, cenie, płatności i dostawie;
• treść korespondencji, zgłoszeń, reklamacji i ustaleń dotyczących transportu;
• dane podane dobrowolnie w polu uwag do zamówienia.

Zasada minimalizacji danych

Dane firmy i NIP nie powinny być obowiązkowe dla każdego klienta. Pole „uwagi” powinno być dobrowolne, a klient nie powinien wpisywać w nim danych szczególnie chronionych ani informacji, które nie są potrzebne do realizacji zamówienia.

4. Skąd pozyskujemy dane

Dane pozyskujemy bezpośrednio od klienta lub osoby składającej zamówienie, w szczególności:

• z formularza zamówienia na mgoutlet.pl - zakupy odbywają się bez obowiązku zakładania konta;
• podczas sprzedaży i przyjmowania zamówień w punkcie stacjonarnym;
• z papierowych kart zamówień sporządzanych w siedzibie lub punkcie sprzedaży;
• podczas ustalania własnego transportu lub dostawy;
• telefonicznie, przez SMS, e-mail, WhatsApp, Messenger lub Instagram;
• z dokumentów związanych z fakturą, reklamacją, zwrotem lub płatnością.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Zawarcie i realizacja umowy

przyjęcie zamówienia, kontakt dotyczący zakupu, przygotowanie towaru, płatność, dostawa, własny transport, wysyłka bezpośrednia od dostawcy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Obowiązki prawne

wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych oraz wykonanie innych obowiązków wynikających z prawa — art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Reklamacje, zwroty i obsługa posprzedażowa

prowadzenie spraw związanych z zakupem oraz realizacja obowiązków sprzedawcy — art. 6 ust. 1 lit. b i/lub c RODO

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

zabezpieczenie dokumentacji i historii ustaleń w razie sporu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Kontakt niezwiązany jeszcze z zamówieniem

odpowiedź na pytanie, przygotowanie oferty, ustalenia przed zakupem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO - zależnie od charakteru kontaktu

Bezpieczeństwo i organizacja działalności

ochrona praw Administratora, organizacja obsługi oraz zapewnienie ciągłości działania — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Administrator nie wymaga zgody na przetwarzanie danych, które są niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy. Jeżeli w przyszłości zostanie uruchomiony newsletter, marketing e-mail, SMS lub inna komunikacja marketingowa, będzie ona wymagała odrębnego uregulowania i - w przypadkach wymaganych prawem - uprzedniej zgody odbiorcy.

6. Zamówienia stacjonarne i dokumenty papierowe

Administrator może przyjmować zamówienia stacjonarnie i zapisywać dane klienta na papierowych kartach zamówień. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji zamówienia, kontaktu, dostawy, płatności lub obsługi posprzedażowej.

Papierowe dokumenty zawierające dane osobowe powinny być zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. Po ustaniu celu ich przechowywania należy je bezpiecznie zniszczyć, chyba że dokument musi pozostać w dokumentacji księgowej, podatkowej, reklamacyjnej lub jest potrzebny do ochrony przed roszczeniami.

7. Transport i dostawa

W celu realizacji dostawy Administrator może wykorzystywać dane odbiorcy, w szczególności imię i nazwisko, adres dostawy, numer telefonu oraz - jeżeli jest to potrzebne - adres e-mail.

• Przy własnym transporcie dane są wykorzystywane przez osoby działające w ramach lub na rzecz Administratora, które potrzebują ich do realizacji dostawy.
• Przy przesyłce kurierskiej dane mogą być przekazywane brokerowi usług kurierskich, operatorowi pocztowemu lub wybranej firmie kurierskiej.
• Jeżeli towar jest wysyłany bezpośrednio od producenta lub dostawcy, dane niezbędne do dostawy mogą zostać przekazane producentowi lub dostawcy realizującemu wysyłkę. Polityka nie wymienia jego nazwy handlowej, lecz wskazuje tę kategorię odbiorcy.

8. Płatności

W zależności od wybranej metody płatność może być realizowana przelewem tradycyjnym, gotówką albo za pośrednictwem płatności elektronicznych. Płatności online na stronie nie są obecnie uruchomione.

Po uruchomieniu płatności online dane niezbędne do realizacji płatności mogą być przekazywane operatorowi płatności Paynow, którego usługi świadczy mElements S.A., a także bankom i innym podmiotom uczestniczącym w procesie płatniczym. Operator płatności może przetwarzać dane klienta również jako odrębny administrator zgodnie z własnym obowiązkiem informacyjnym.

9. Faktury i dokumenty księgowe

Jeżeli klient żąda faktury lub przepisy wymagają wystawienia odpowiedniego dokumentu, Administrator przetwarza dane niezbędne do jego wystawienia i przechowywania. Do fakturowania wykorzystywany jest system Fakturownia. Dane mogą być powierzane dostawcy tego systemu w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi i obsługi dokumentacji.

10. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do danego celu następującym kategoriom odbiorców:

• operatorom płatności, bankom i podmiotom uczestniczącym w rozliczeniach;
• dostawcy systemu do fakturowania;
• brokerom kurierskim, operatorom pocztowym i firmom kurierskim;
• producentom lub dostawcom realizującym wysyłkę towaru bezpośrednio do klienta;
• dostawcy hostingu oraz podmiotom utrzymującym lub zabezpieczającym serwis, jeżeli dostęp do danych jest potrzebny do wykonania ich usług;
• operatorom komunikatorów i serwisów społecznościowych, jeżeli klient sam wybierze kontakt przez WhatsApp, Messenger lub Instagram;
• organom publicznym lub innym podmiotom, gdy obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

11. Kontakt przez WhatsApp, Messenger i Instagram

Kontakt przez zewnętrzne komunikatory i serwisy społecznościowe jest dobrowolny. Korzystając z takiego kanału, klient powinien pamiętać, że operator danej platformy przetwarza dane również na zasadach określonych we własnej polityce prywatności. Administrator wykorzystuje otrzymaną wiadomość do obsługi sprawy, z którą klient się kontaktuje.

12. Okres przechowywania danych

• Dane związane z zamówieniem i umową - przez czas niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, obsługi reklamacji oraz do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.
• Dokumentacja księgowa i podatkowa - przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady co najmniej przez okres wynikający z przepisów rachunkowych i podatkowych.
• Korespondencja niezwiązana z zakupem - przez czas potrzebny do zakończenia sprawy, a następnie tak długo, jak jest to uzasadnione możliwością wykazania przebiegu ustaleń lub ochroną roszczeń.
• Papierowe karty zamówień - do czasu ustania celu ich używania; po tym czasie są niszczone, chyba że stanowią część dokumentacji, którą trzeba zachować z uwagi na przepisy lub roszczenia.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody - do czasu jej cofnięcia albo wcześniejszego ustania celu przetwarzania, jeżeli w przyszłości taka forma przetwarzania zostanie uruchomiona.

W przypadku dokumentów podatkowych i księgowych okres przechowywania może w praktyce wynosić 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami. Terminy związane z roszczeniami mogą różnić się zależnie od rodzaju roszczenia, dlatego Administrator nie usuwa danych wcześniej, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest prawnie uzasadnione.

13. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osoba, której dane dotyczą, może mieć prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych, gdy zachodzą przesłanki przewidziane w RODO;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych - w przypadkach przewidzianych w RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem biuro@mgoutlet.pl. Osobie przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

14. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, jednak dane oznaczone jako niezbędne do realizacji zamówienia, płatności lub dostawy są konieczne do zawarcia albo wykonania umowy. Niepodanie takich danych może uniemożliwić realizację zakupu lub dostawy. Dane firmy i NIP są potrzebne tylko wtedy, gdy są wymagane do wystawienia odpowiedniego dokumentu sprzedaży.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzi profilowania klientów na potrzeby marketingowe.

16. Statystyki serwisu, Google Search Console i pliki cookies

Serwis wykorzystuje własne anonimowe statystyki służące do pomiaru ogólnej aktywności na stronie. Zgodnie z założeniami technicznymi tego systemu statystyki nie zapisują adresów IP, informacji o urządzeniu lub przeglądarce służących identyfikacji użytkownika, nie wykorzystują identyfikatorów reklamowych ani plików cookies do śledzenia osoby i są prezentowane w formie zagregowanej.

Administrator korzysta również z Google Search Console do analizy widoczności mgoutlet.pl w wynikach wyszukiwania. Narzędzie to nie jest wykorzystywane przez Administratora jako system profilowania klientów sklepu.

Serwis może wykorzystywać techniczne mechanizmy pamięci lub pliki cookies niezbędne do działania sklepu, bezpieczeństwa, utrzymania sesji lub realizacji płatności. Jeżeli w przyszłości zostaną dodane narzędzia analityczne lub marketingowe wymagające dostępu do informacji na urządzeniu użytkownika, zostanie wdrożony odpowiedni mechanizm zgody oraz zaktualizowana niniejsza Polityka.

17. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych i ryzyka, w tym ograniczenie dostępu do danych do osób, które potrzebują ich do obsługi zamówienia, przechowywanie dokumentów papierowych w sposób ograniczający dostęp osób postronnych oraz zabezpieczenia systemów informatycznych.

18. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator co do zasady nie organizuje samodzielnie przekazywania danych klientów poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli klient korzysta z zewnętrznych serwisów społecznościowych lub komunikatorów, ich operator może przetwarzać dane zgodnie z własnymi zasadami, które mogą przewidywać przetwarzanie lub transfer danych poza EOG z zastosowaniem przewidzianych prawem zabezpieczeń.

19. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów, uruchomienia nowych metod płatności lub dostawy, dodania nowych narzędzi analitycznych lub marketingowych, zmiany sposobu działania sklepu albo zakresu przetwarzanych danych. Aktualna wersja będzie dostępna na mgoutlet.pl.